Fala-se muito em software para empresas, mais precisamente, em software de gestão para empresas. Em que consiste exatamente e quais as grandes vantagens? Como é que gestores, CEOs e empresários conseguem criar valor com recurso a estas ferramentas. Vejamos este assunto com maior detalhe.
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Gestão de relacionamento com o cliente (CRM)
Poucas áreas da atividade da empresa sofrem uma melhoria tão imediata como a gestão do relacionamento com o cliente. Algumas PME ainda insistem na ideia de ter toda a informação na cabeça do CEO; noutras, o CEO confia no cérebro e na memória dos vendedores para lidar com a respetiva carteira. Não faz sentido, por razões estratégicas e práticas. Um software CRM mantém um histórico do relacionamento e permite a qualquer pessoa, em qualquer momento (um novo vendedor, pessoal administrativo, etc.), avaliar esse histórico e tomar decisões em relação ao cliente (pós-venda, cross-selling, etc.).
Faturação
O que dissemos para o CRM aplica-se, mutatis mutandis, à faturação. A gestão informática das faturas, recibos, faturas-recibos, notas de encomendas, notas de crédito e outros documentos simplifica a resolução de problemas e o processamento dos dados. Um bom software de faturação permite ver, em gráficos detalhados, a saúde financeira da empresa. Idealmente, o software de faturação deve fazer a ponte com o CRM no que toca à apresentação de orçamentos. O orçamento deve poder ser transformado numa fatura ou arquivado – mas a sua apresentação faz sempre parte da história da relação com o cliente.
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Gestão de leads
Talvez nem faça sentido separar a gestão de leads, isto é, de contactos que se podem transformar em clientes no futuro, da gestão do relacionamento com o cliente. Trata-se, no fundo, de uma categorização diferente do mesmo tipo de entidades: o mercado. De qualquer forma, algumas empresas de desenvolvimento de software tendem a oferecer soluções diferentes (com funcionalidades específicas) conforme se trate de gestão de clientes e de potenciais clientes.
Segurança online
As empresas estão gradualmente a tomar consciência de que o século XXI é digital, informatizado e online. Isso significa que a adoção de medidas de segurança deixa de ser um luxo ou uma prioridade secundária, mas algo tão essencial como o alarme do escritório ou a fechadura da porta principal do edifício. Certamente já saberá o que é uma VPN (Virtual Private Network): um serviço que ajuda a garantir a privacidade das atividades da empresa na internet. Também protege as comunicações, encriptando-as, e dificulta o acesso de hackers ao software e aos sistemas informáticos utilizados pelos colaboradores.
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Gestão de projetos
Como pode uma empresa saber, em cada momento, quanto já investiu em determinado projeto? Existe uma folha que indique quantas horas já foram trabalhadas por quantos colaboradores, ou quanto equipamento já foi utilizado? Sem um software centralizado, que inclua todas as atividades da empresa e que seja atualizado regularmente, não é fácil ter noção.
Os CEOs e empresários mais jovens tendem a ser mais sensíveis a esta necessidade, por vezes por um motivo bastante prosaico: o facto de terem jogado jogos de estratégia (para PC) na sua juventude. Ganham o hábito de ter todos os itens de receitas e despesas à distância de um clique. Desejariam que a vida real fosse tão simples como o videojogo. Não é, mas um bom software de gestão de projetos pode ajudar.
Simplificar a gestão quotidiana do trabalho dos colaboradores
Plataformas como o Slack vieram trazer uma verdadeira lufada de ar fresco à gestão de trabalho dos trabalhadores das empresas, em especial dos que dependem grandemente das ferramentas informáticas. Tal como o software de gestão de projetos permite ao CEO avaliar e conduzir a “big picture”, estas plataformas colaborativas tornaram muito mais fácil verificar quem está a fazer o quê, criar grupos virtuais de trabalho e partilha de informação, determinar tarefas e sub-tarefas, etc.
Porque não ter (quase) tudo isto integrado?
Se é possível, e relativamente habitual, que o software de gestão de leads e de relacionamento com o cliente partilhe funcionalidades, ou seja o mesmo, então melhor ainda será que todas ou quase todas estas funções estejam reunidas numa única plataforma. Um programa completo com ferramentas de gestão, de colaboração e comunicação interna permitirá cruzar dados internamente de forma a extrair informação, tomar decisões e comunicá-las a quem de direito.
A plataforma poderá até ser capaz de comunicação externa, também, caso assuma os endereços de e-mail da empresa e permita dispensar o Microsoft Outlook; e-mails enviados e recebidos podem ser associados à ficha do cliente, sem necessidade de copiar e colar. E este é apenas um pequeno exemplo das vantagens deste tipo de integração. E com toda a rede devidamente protegida por uma VPN, claro!
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