Depois de uma viagem corporativa, geralmente há dezenas de despesas para apresentar: refeições com clientes, cafés no aeroporto, táxis, recibos de parquímetros, hospel e outras despesas várias da viagem.
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Para os profissionais que viajam em negócios, é uma carga adicional ter que guardar e contabilizar as faturas e recibos. Um trabalho nada productivo e sempre inoportuno, muitas vezes feito na sexta-feira á tarde, depois de uma semana com várias visitas cansativas. Sem falar no departamento de contabilidade, que tem de inserir e comprovar todas as despesas, tendo que perder tempo com um processo que poderia ser facilmente automatizado.
Como automatizar a gestão das despesas das visitas e viagens?
Existem no mercado soluções tecnológicas para digitalizar as faturas e agilizar todo o processo de report, aprovação, contabilização e conciliação de despesas.
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Estes aplicativos funcionam da seguinte maneira: a solução pode ser usada tanto no PC como no Smartphone. Só é necessário tirar uma fotografia à despesa com o seu telemóvel e a App captura imediatamente a informação relevante, através da tecnologia OCR/ICR.
Em Portugal, desde o dia 1 de janeiro deste ano é obrigatório incluir um código QR em todas as faturas. Neste caso o Smartphone lê o código QR da fatura e a App contabiliza a despesa, após ter sido aprovada pelo seu responsável.
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A fatura em papel pode ser eliminada logo após ser feita digitalização com a App. A Autoridade Tributaria Portuguesa estableceu uma normativa que deve ser cumprida para este efeito. O Decreto-Lei 28/2019 estabelece a plena validade jurídica das faturas digitalizadas. O principal oobjetivo desta lei é precisamente esse, o da desmaterialização dos processos de conatbilidade e financeiros das empresas.
Controlar as despesas das viagens corporativas com uma solução digital
Oscar Llonch, CRO da empresa de software Inology, explica que as ferramentas de gestão de despesas vão muito além da digitalização de faturas, como é o caso da Tickelia:
“O uso da tecnologia na gestão de despesas permite controlar em tempo real as despesas que as deslocações dos seus colaboradores supõem para a empresa. Por exemplo, Tickelia permite configurar fluxos de aprovação multinível personalizados de acordo com a política de despesas da organização. Permite, também identificar cada fatura com um projeto específico.
Além do mais, esta solução integra o cartão visa Tickelia; que podem ser configurados em função de limites de utilização diario, semanal ou mensal. A função Auto SmartBlock permite bloquear o cartão para evitar um uso indevido. Esse recurso é, obviamente, uma ótima maneira de evitar fraudes internas na empresa.
Da mesma forma, os softwares de gestão de despesas, como Tickelia, podem ser totalmente integrados com o ERP da empresa.
Para Oscar Llonch, “é difícil imaginar um controle eficiente das despesas sem o auxílio de ferramentas tecnológicas. Os dados fornecidos pela automatização do processo de gestão são utilizados diariamente pelos gestores financeiros de várias empresas para realizar análises de custos, controlar o orçamento e aplicar o Business Intelligence à empresa”.
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